طراحی ست اداری، قواعد خاص خود را دارد، برای همین است که باید توسط افراد متخصص در این حوزه طراحی شود. برای طراحی ست اداری توجه به نکات زیر بسیار حائز اهمیت است.
۱) لوگو از همه چیز مهم تر است!
راستش را بخواهید هیچ‌چیز در یک ست اداری به‌اندازه لوگوی اداره اهمیت ندارد. لوگوی اداره شما، نمادی از فعالیت و اهداف شماست. پس ابتدا لوگویی خلاقانه طراحی کنید. لوگویی که در یک نگاه، تصویری کلی از شرکت و فعالیت شما نمایش دهد. صرف‌نظر از این که اجزای ست اداری به چه شکل و اندازه‌ای باشند، وجود لوگو در همه آن ها لازم است. پس از اهمیت آن غافل نشوید!
۲) حواستان باشد که ست اداری، نوع فعالیت شما را نشان می دهد
تصور کنید صاحب اداره‌ای هستید که در زمینه مشاوره سوگواری فعالیت می‌کند. آیا می‌توانید با یک کارت ویزیت خال‌خالی قرمزرنگ تبلیغات موفقی برای شرکت خود انجام دهید؟ اگر فعالیت اداره شما در زمینه تولید و پخش اسباب‌بازی باشد چه؟ بله! در این صورت کارت ویزیت توصیف شده، می‌تواند علاقه‌مندان زیادی را هم جذب کند!
بنابراین سعی کنید از رنگ‌بندی و طراحی خاصی استفاده کنید که برای نوع فعالیت اداره‌تان مناسب باشد. برای مثال اگر در زمینه دکوراسیون مدرن فعالیت می‌کنید، بهتر نیست که از به‌کاربردن طرح‌های گل‌دار اجتناب کنید؟ در این صورت طرح‌های هندسی مدرن بدون شک انتخاب مناسب‌تری هستند. باتوجه‌به نوع فعالیتتان، تعیین کنید که خطوط در طراحی ست اداری، خمیده شوند یا زاویه‌دار باشند. شما حتی می‌توانید راجع به‌اندازه طرح‌ها هم به همین صورت تصمیم بگیرید.
۳) هماهنگی را فراموش نکنید!
در اصل هدف از تشکیل ست اداری هماهنگی است. در نتیجه رعایت این اصل در ساخت یک ست اداری بسیار مهم است. خطوط، منحنی‌ها، رنگ‌ها و جنس اوراق باید در همه اجزای ست اداری هماهنگ باشند. این هماهنگی به معنای یکسان بودن نیست. چون در نهایت هر کدام از اجزای ست اداری نقشی به‌خصوص دارند و در تعداد متفاوت به کار می‌روند.
هماهنگی در ست اداری، بیشتر به معنای یکپارچگی و تناسب میان اجزا است. این هماهنگی، باید درونی و بیرونی باشد. برای مثال، اوراق و فولدرها و سایر اجزا را با هم هماهنگ کنید. به‌این‌ترتیب هماهنگی درونی را در ست اداری ایجاد کرده‌اید و برای ایجاد هماهنگی بیرونی، وبسایت اداره را هم هماهنگ با ست اداری طراحی کنید. اگر اداره شما دارای سرویس حمل‌ونقل یا پیک موتوری است، می‌توانید این یکپارچگی را به آن موارد هم گسترش دهید. با رعایت این اصول، ست اداری شما بیشتر دیده می‌شود و شخصی‌سازی آن راحت‌تر ممکن می‌شود.
۴) از فونت مناسب استفاده کنید
این مورد نیازی به توضیح بیشتر ندارد! نوع فونت به‌کاررفته در سربرگ‌ها و اوراق و صورت‌جلسه‌ها، باید متناسب با فعالیت اداره باشند. برای مثال واضح است که در کسب‌وکار حقوقی فونت‌های رسمی‌تر به کار می‌روند. البته یادتان نرود که درهرصورت باید به اصول درست‌نویسی و نگارش صحیح فارسی پایبند باشید!
بهتر است از فونت‌های فانتزی استفاده نکنید. همچنین به یاد داشته باشید که در سربرگ‌ها فونت‌های بزرگ‌تر از ۱۰ به کار نمی‌روند. خوب است رنگ‌هایی را برای فونت خود انتخاب کنید که سادگی و خوانایی متون در ست اداری‌تان را به هم نزند.
۵) اندازه های استاندارد کار شما را ساده تر می کنند
شاید تصور کنید که به‌کارگیری اندازه‌های خاص و غیرمرسوم به شخصی‌سازی ست اداری شما کمک کند. بله ممکن است! اما این کار هزینه‌های بیشتری برای شما می‌تراشد و گاهی هم در انجام فعالیت‌های فوری اداره خلل ایجاد می‌کند. پس استاندارد را در اندازه‌ها رعایت کنید. برای مثال سربرگ‌ها بیشتر در اندازه‌های A4 و A5 چاپ می‌شوند.
۶) از جنس مناسب برای اقلام استفاده کنید
کاغذهای کتان یا تحریر در گرماژهای گوناگون تهیه کنید. کاغذ کتان ۸۰ گرم بر مترمربع، بیشترین استفاده را در ادارات دارد. البته ممکن است بخواهید ست اداری شما کمی خاص و زیباتر به نظر بیاید. در این صورت می‌توانید در ساخت ست اداری خود از کاغذهای کتان با گرماژهای ۱۰۰ تا ۱۶۰ گرم بر مترمربع استفاده کنید.
۷) شلوغ کاری ممنوع!
از طرح‌های ساده با رنگ‌های روشن و طرح‌های ساده استفاده کنید. توجه داشته باشید که سربرگ‌های رنگی کار شما را برای چاپ و استفاده سخت خواهند کرد. پس‌زمینه سفید برای سربرگ‌ها و اوراق انتخاب مناسب‌تری است. رنگ‌های روشن ظاهر شیک‌تری به ست اداری شما می‌دهند. علاوه بر این با استفاده از رنگ‌های خنثی و روشن، توجه بیشتری به لوگو و نام تجاری اداره شما می‌شود. این امر باعث می‌شود که طرح لوگو بیشتر در خاطر افراد بماند و شخصی‌سازی بهتر صورت بگیرد.
۸) سادگی را با خلاقیت همراه کنید
حواستان باشد که سادگی ست اداری مانع خلاقانه بودن آن نمی‌شود. از آن جایی که برخی از اجزای ست اداری نقش تبلیغاتی دارند، خلاقیت هم در طراحی آن ها ضروری است.
